قاعده‌ی ساده: برای هر آدم یک اکانت واقعی، و برای هر نقش (info، sales، support) یک فورواردر که به آدم‌های مسئول آن نقش می‌رسد. این‌طوری آدرس‌های روی کارت ویزیت و سایت هیچ‌وقت عوض نمی‌شوند، حتی وقتی آدم‌ها عوض می‌شوند. روی هاست تعداد آدرس هزینه‌ی جدا ندارد، پس محدودیت اصلی نظم است، نه پول.
اکانت، فورواردر، یا هر دو؟
| اکانت | فورواردر | |
|---|---|---|
| صندوق و رمز جدا | دارد | ندارد |
| فضا می‌گیرد | بله | نه |
| می‌شود از آن آدرس ایمیل فرستاد | بله | نه، مگر در برنامه‌ی ایمیل تنظیم شود |
| چند نفر همزمان بگیرند | باید رمز مشترک بدهید | هر نفر در صندوق خودش می‌گیرد |
| مناسب برای | آدم‌ها، و نقش‌هایی که باید از همان آدرس جواب بدهند | نقش‌هایی که فقط دریافت میکنند |
اگر لازم است از آدرس نقش هم جواب داده شود (مثلاً پاسخ از support@ بیاید نه از آدرس شخصی)، برای آن نقش اکانت بسازید و در برنامه‌ی ایمیل هر نفر اضافه‌اش کنید. با IMAP همه یک صندوق را می‌بینند و معلوم است کدام نامه جواب داده شده. (ساخت فورواردر)
ساختار پیشنهادی
| اندازه | اکانت‌ها | فورواردرها |
|---|---|---|
| یک‌نفره | یک اکانت با نام خودتان | info و sales به همان اکانت |
| ۲ تا ۵ نفر | هر نفر یک اکانت + info | sales، support و accounting به نفر مسئول |
| ۵ تا ۲۰ نفر | هر نفر یک اکانت + support و sales (صندوق مشترک) | info، jobs، accounting، noreply |
| فروشگاه اینترنتی | مثل بالا + orders | returns، و آدرس جدا برای اعلان‌های درگاه و پنل‌ها |
آدرس‌هایی که بهتر است داشته باشید
- info@ برای تماس عمومی؛ همان که روی سایت است.
- support@ یا sales@ اگر این دو کار را آدم‌های جدا انجام می‌دهند.
- accounting@ یا billing@ برای فاکتورها و مکاتبهی مالی.
- admin@ یا آدرسی شبیه آن، فقط برای ثبت‌نام در سرویس‌ها (دامنه، هاست، درگاه). این آدرس را عمومی نکنید؛ بازیابی رمز همه‌ی سرویس‌هایتان به آن می‌رسد.
- postmaster@ و abuse@ که استاندارد ایمیل انتظار دارد وجود داشته باشند؛ یک فورواردر به مدیر فنی کافی است.
- noreply@ برای ایمیل‌های خودکار سایت. بهتر است واقعاً وجود داشته باشد تا نامه‌ها برگشت نخورند.
قاعده‌ی نام‌گذاری
یک الگو انتخاب کنید و همه‌جا همان را نگه دارید:
- ali@ ساده و صمیمی است ولی در تیم بزرگ‌تر تکراری می‌شود.
- a.rezaei@ یا ali.rezaei@ رسمی‌تر است و جا برای رشد دارد.
- از عدد، سال تولد و خط زیر استفاده نکنید؛ پشت تلفن سخت گفته می‌شود.
- نام نقش را در آدرس شخصی نیاورید. ali.sales@ روزی که علی به واحد دیگری برود بی‌معنی می‌شود.
وقتی کسی از تیم می‌رود
- همان روز رمز اکانتش را عوض کنید.
- یک پاسخ خودکار بگذارید که آدرس جایگزین را بگوید.
- نامه‌های ورودی را به نفر جانشین فوروارد کنید.
- بعد از چند ماه، نامه‌های مهم را آرشیو و اکانت را حذف کنید. (بکاپ از ایمیل‌ها)
اگر مشتری‌ها با آدرس‌های نقشی طرف بوده‌اند نه آدرس شخصی او، این جابه‌جایی برای آن‌ها اصلاً دیده نمی‌شود.
فضا
سهمیه‌ی هر صندوق را خودتان تعیین می‌کنید و جمعشان از فضای هاست برداشته می‌شود. برای آدرس‌های شخصی یک تا دو گیگابایت و برای صندوق‌های مشترک پرکار بیشتر در نظر بگیرید. (مدیریت فضای ایمیل) برای انتخاب پلن، هاست مناسب سایت شرکتی را ببینید.
سوال‌های رایج
یک آدرس info برای همه کافی نیست؟
برای شروع بله. ولی وقتی دو نفر یک صندوق را با یک رمز باز میکنند، معلوم نیست چه کسی چه چیزی را جواب داده و با رفتن یک نفر باید رمز همه عوض شود.
فورواردر به جیمیل شخصی کارمندان خوب است؟
کار میکند، ولی مکاتبهی شرکت در حسابی میماند که مال شرکت نیست و بعد از رفتن آن فرد در دسترستان نخواهد بود. اکانت روی دامنهی خودتان امنتر است.
تعداد اکانت ایمیل در هاست محدود است؟
نه؛ روی هاست رایکت هر تعداد آدرس که بخواهید میسازید (امکانات هاست). چیزی که محدود است فضاست، نه تعداد.
