بعضی کارهای ایمیل را می‌شود خودکار کرد: ارسال خودکار نامه‌ها به آدرس دیگر، پاسخ خودکار در روزهای تعطیل، و تعیین تکلیف ایمیل‌هایی که به آدرس‌های اشتباه فرستاده می‌شوند. هر سه در سی‌پنل چند کلیک‌اند.
فورواردر: ارسال خودکار به آدرس دیگر
اگر می‌خواهید نامه‌های info@yourdomain.ir به آدرس شخصی یا به چند همکار هم برسد، فورواردر بسازید:
- در بخش Email روی Forwarders کلیک کنید.
- Add Forwarder را بزنید.
- آدرس مبدأ و مقصد را وارد کنید.
- ذخیره کنید.
کاربردهای رایج:
- رساندن ایمیل فروش به دو کارشناس به‌طور همزمان
- هدایت ایمیل یک واحد به مدیر آن واحد
- ساخت آدرس‌های ساده مثل
support@که به صندوق اصلی می‌ریزند
فوروارد به جیمیل یا سرویس‌های بیرونی گاهی باعث اسپم شدن می‌شود، چون پیام با آدرس فرستنده اصلی بازارسال می‌شود. اگر این مشکل را دیدید، به‌جای فوروارد، ایمیل را با POP3 در جیمیل دریافت کنید.
پاسخ خودکار (Autoresponder)
برای اطلاع‌رسانی در مرخصی یا خارج از ساعت کاری:
- در بخش Email روی Autoresponders کلیک کنید.
- Add Autoresponder را بزنید.
- آدرس ایمیل، موضوع و متن پاسخ را بنویسید.
- بازه زمانی شروع و پایان را مشخص کنید.
متن پاسخ خودکار را کوتاه و مفید بنویسید: تاریخ بازگشت و یک راه ارتباطی جایگزین.
آدرس پیش‌فرض (Default Address)
وقتی کسی به آدرسی در دامنه شما ایمیل می‌زند که وجود ندارد، تکلیف آن نامه را این بخش تعیین می‌کند.
- حذف با خطا (پیشنهاد ما): فرستنده متوجه اشتباه می‌شود و صندوق شما پر از اسپم نمی‌شود.
- هدایت به یک صندوق: اگر نمی‌خواهید هیچ نامه‌ای گم شود؛ اما حجم اسپم را بالا می‌برد.
فیلترهای ایمیل
با فیلترها می‌توانید بر اساس فرستنده، موضوع یا متن، ایمیل‌ها را به پوشه خاصی بفرستید، حذف کنید یا فوروارد کنید. فیلتر را می‌شود برای کل دامنه یا فقط یک اکانت ساخت.
چند نمونه کاربردی: انتقال ایمیل‌های فاکتور به پوشه «مالی»، حذف خودکار پیام‌های حاوی عبارت تبلیغاتی مشخص، یا فوروارد ایمیل‌های یک مشتری خاص به همکار مربوطه.
راهنماهای مرتبط: مدیریت اکانت ایمیل و جلوگیری از اسپم شدن ایمیل.
بیشتر بخوانید: Catch-all (Default Address) چیست و تنظیم فیلتر اسپم در سی‌پنل.
فورواردر، فیلتر و پاسخ خودکار را با هم اشتباه نگیرید
| ابزار | کار اصلی | نکتهٔ مهم |
|---|---|---|
| Forwarder | هدایت نامهٔ دریافتی به آدرس دیگر | تحویل به مقصد دوم باید جداگانه آزمایش شود. |
| Autoresponder | ارسال پاسخ آماده به فرستنده | برای نامه‌های حساس یا اطلاعات محرمانه مناسب نیست. |
| Email Filters | اعمال قاعده بر نامه‌های ورودی | یک شرط اشتباه ممکن است نامهٔ سالم را منتقل یا حذف کند. |
| Default Address | تعیین تکلیف نامه به آدرس ناموجود در دامنه | فعال‌کردن catch-all ممکن است حجم اسپم را زیاد کند. |
چک‌لیست آزمایش قبل از فعال‌کردن تنظیمات ایمیل
- یک نامهٔ آزمایشی از سرویس ایمیل مستقل به آدرس اصلی بفرستید و رسیدن آن را کنترل کنید.
- برای فورواردر، رسیدن نامه به مقصد را با بررسی Spam مقصد تست کنید. رسیدن به آدرس اول لزوماً تضمین تحویل به مقصد دوم نیست.
- برای پاسخ خودکار، مدت فعالیت، متن و اطلاعات تماس را بررسی کنید؛ اطلاعات امنیتی حساب را در پیام خودکار قرار ندهید.
- پیش از اعمال فیلتر حذف، ابتدا از یک پوشهٔ آزمایشی استفاده کنید و اثر شرط را بسنجید.
اگر مشکل تحویل دارید، وضعیت SPF، DKIM و DMARC را هم جدا بررسی کنید؛ فورواردر به‌تنهایی باعث معتبرشدن ایمیل خروجی نمی‌شود. در صورت دریافت اخطار ظرفیت صندوق، راهنمای اخطار دیسک و ایمیل و برای انتخاب نشانی تماس مستقل، تنظیم Contact Information را بخوانید. منابع: Forwarders و Default Address در مستندات رسمی سی‌پنل.
